e-teczki kadrowe – zmiana dokumentacji papierowej na cyfrową

Od 2019 roku, gdy nastąpiła zmiana w kodeksie pracy oraz w ustawie o emeryturach i rentach, umożliwiono prowadzenie cyfrowych akt pracowniczych, czyli e-teczek kadrowych.

e-teczka pracownicza to cyfrowe narzędzie, platforma z zestawem informacji o pracowniku (historycznej i tej tworzonej na bieżąco). Dokumentację na takiej platformie można przechowywać (archiwizować), przeszukiwać, uzupełniać, jak również generować na jej podstawie odpowiednie zestawienia i raporty.

By przejść na formę elektroniczną, należy wykonać trzy czynności:

  1. zaopatrzyć się w odpowiednie oprogramowanie
  2. sporządzić odwzorowania cyfrowe dokumentów, np. skany
  3. podpisać skany podpisem kwalifikowanym.

Możesz też zlecić te czynności firmie Neofin.
W ramach obsługi kadrowo-płacowej wspieramy między innymi proces przejścia na e-teczki pracownicze.

Po przejściu na e-teczki masz możliwość powrotu do przechowywania dokumentów w wersji papierowej. Ale czy warto? Przeczytaj poniższy tekst i zdecyduj, która opcja jest dla Ciebie najbardziej odpowiednia.

Aktualne przepisy w zakresie dokumentacji pracowniczej

e-teczki pracownicze - digitalizacja akt obrazek

Wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji są określone w §9 i §10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

1 stycznia 2019 r. wprowadzono trzy istotne zmiany w przepisach:

  • skrócenie okresu przechowywania teczek z 50 do 10 lat
  • wybór przez pracodawców w jakiej formie chcą prowadzić teczki pracownicze (papierowej czy elektronicznej)
  • obowiązki dla pracodawców: wysyłania przez przedsiębiorców raportów do ZUS wg nowych wzorów (raport informacyjny) oraz uwzględnienie w teczkach pracowniczych ewidencji czasu pracy.

Jeszcze nie zrezygnowałeś z papierowych archiwów akt pracowniczych?

Może dopiero teraz decydujesz się na wprowadzenie zmian w Twojej firmie i wejście w świat cyfrowego zarządzania dokumentacją w celu usprawnienia swojego biznesu oraz umożliwienia zdalnej komunikacji zarówno z pracownikami, jak i z urzędami? Mając w perspektywie długoletnie korzyści związane z niższymi kosztami, oszczędnością czasu i usprawnieniem pracy, polecamy jak najwcześniej przejść na e-teczki.

Cyfrowe akta zgodnie z przepisami mogą całkowicie zastąpić papierową dokumentację kadrową. Pracodawcy mogą wybrać przejście na e-teczki, jak i jest też opcja dla rozpoczynających działalność i prowadzenie dokumentacji kadrowej z pominięciem wersji papierowej.

Neofin kadry i płace 
i n f o r m a t y c z n i e

Neofin kadry i płace informatycznie, realizując obsługę kadrowo-płacową dla firm w całej Polsce, ma wieloletnie doświadczenie w pracy z wykorzystaniem systemów informatycznych i tak – cieszą nas wszelkie informatyczne rozwiązania usprawniające komunikację, obieg dokumentów czy też rozliczenia z urzędami.

Tutaj dzielimy się wiedzą z naszych doświadczeń w elektronizacji dokumentów i prowadzeniu cyfrowych akt pracowniczych.

Neofin kadry i płace

Jaki system wybrać do prowadzenia elektronicznych teczek kadrowych ?

Jakie funkcje powinno mieć oprogramowanie do e-teczek (systemy do prowadzenia archiwum pracowniczego), by digitalizacja wspierała dalszy rozwój Twojej firmy. Zwróć uwagę na:

  • możliwość indeksowania części e-teczki zgodnie z wytycznymi
  • możliwość przechowywania skanów dokumentów wraz z opcją ich opisywania
  • łatwość poruszania się w programie – szybkie wyszukiwania e-teczek i poszczególnych danych 
  • bezpieczeństwo danych – szyfrowanie, ograniczanie dostępów, szczelność systemu
  • dowolność miejsca docelowego instalacji systemu
  • opcja załączania ewidencji czasu pracy do e-teczki
  • tworzenie dokumentów bezpośrednio w systemie:

✔️ umowa o pracę
✔️ informacja dodatkowa do umowy
✔️ świadectwo pracy
✔️ kwestionariusz osobowy dla kandydata i pracownika
✔️ skierowanie na badania lekarskie
✔️ rozwiązanie umowy o pracę
✔️ oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodów
✔️ polecenie pracy zdalnej
✔️ raporty

  • możliwość wysyłki raportów bezpośrednio do ZUS
  • opcja podpisu elektronicznego
  • możliwość samoobsługi pracowniczej
  • łatwość przeszukiwania baz
  • definiowanie alertów
  • możliwość masowego wydruku dokumentów
  • integracja z danymi z innych obszarów, modułowość systemu.

W Neofinie prowadząc dokumentację i rozliczenia kadrowo-płacowe dla firm zatrudniających nawet kilkaset pracowników, zapewniamy naszym Klientom wysoką jakość obsługi między innymi dzięki systemowi enova365 dla kadr i płac, który pozwala na sprawne przejście do digitalizacji nie tylko w obszarze zasobów ludzkich, ale też księgowości, handlu, magazynów czy projektów. System można dopasować do potrzeb firmy i Klienci mają możliwość dodawania poszczególnych modułów wraz z rozwojem ich biznesu i potrzeb.

Wraz z innymi ekspertami zachęcamy do przejścia na e-teczki – obejrzyj debatę dotyczącą cyfryzacji
w obszarze kadrowo-płacowym

enova365 to system ERP zgodny z wymogami ustawy i rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 roku. Zawiera pełen zakres funkcjonalności, jaki powinien mieć moduł e-dokumentacji.

link do enova365 eteczki obrazek

Zalety e-teczek kadrowych:

✅  większe bezpieczeństwo przechowywania dokumentów (mniejsze zagrożenie wycieku informacji oraz zniszczenia, czy zgubienia jak w wersji papierowej) i zgodność z RODO

✅  sprawniejsze zarządzanie archiwum pracowniczym oraz ułatwiony dostęp do akt poprzez Pulpity Pracownika

✅  ułatwienie procesu ubiegania się o świadczenia rentowe i emerytalne z ZUS (dane zapisane na elektronicznym koncie każdego ubezpieczonego

✅  niższe koszty przechowywania dokumentacji pracowniczej

✅  mniej wydruków – bardziej ekologicznie!

monitor z logo XLE

Kto wdraża odpowiednie oprogramowanie?

Sprawdź ofertę wdrożeniową zintegrowanego, systemu informatycznego, od naszego opiekuna systemu enova365, Autoryzowanego Partnera producenta enova365, XLE Sp. z o.o.

Założenie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej
– czy musisz się tym zajmować?

W momencie, gdy zatrudniasz pracownika, jesteś zobowiązany do założenia i prowadzenia dokumentacji –
w postaci papierowej lub elektronicznej, która obejmuje:

  1. akta osobowe pracownika:

A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika

C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

2. dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Uwaga! Za nieodpowiednie prowadzenia dokumentacji pracowniczej możesz zostać ukarany grzywną do 30 000 zł.

Dokumentacja pracownicza nie obejmuje dokumentacji dla potrzeb ZUS i podatków – to oddzielne zadanie dla Twojego działu kadr – lub skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Neofin.

Jeśli chcesz zyskać obsługę kadrowo-płacową z e-teczkami pracowniczymi, skorzystaj z outsourcingu Neofin.

Napisz lub zadzwoń: