Zmiana dokumentacji papierowej na cyfrową

Od 2019 roku, gdy nastąpiła zmiana w kodeksie pracy oraz w ustawie o emeryturach i rentach, umożliwiono prowadzenie cyfrowych akt pracowniczych, czyli e-teczek kadrowych.

e-teczka to cyfrowe narzędzie,
platforma z zestawem informacji o pracowniku (historycznej i tej tworzonej na bieżąco). Dokumentację na takiej platformie można przechowywać (archiwizować), przeszukiwać, uzupełniać, jak również generować na ich podstawie odpowiednie zestawienia i raporty.

By przejść na formę elektroniczną, powienieneś wykonać trzy czynności:

  1. zaopatrzyć się w odpowiednie oprogramowanie
  2. sporządzić odwzorowania cyfrowe dokumentów, np. skany
  3. podpisać skany podpisem kwalifikowanym.

Możesz też zlecić te czynności firmie Neofin.
W ramach obsługi kadrowo-płacowej wspieramy między innymi proces przejścia na e-teczki pracownicze.

Po przejściu na e-teczki masz możliwość powrotu do przechowywania dokumentów w wersji papierowej. Ale czy warto? Przeczytaj poniższy tekst i zdecyduj, która opcja jest dla Ciebie najbardziej odpowiednia.

Wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji są określone w §9 i §10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Aktualne przepisy w zakresie dokumentacji pracowniczej

1 stycznia 2019 r. wprowadzono trzy istotne zmiany w przepisach:

  • skrócenie okresu przechowywania teczek z 50 do 10 lat
  • wybór przez pracodawców w jakiej formie chcą prowadzić teczki pracownicze (papierowej czy elektronicznej)
  • obowiązki dla pracodawców: wysyłania przez przedsiębiorców raportów do ZUS wg nowych wzorów (raport informacyjny) oraz uwzględnienie w teczkach pracowniczych ewidencji czasu pracy.

Jeszcze nie zrezygnowałeś z papierowych archiwów akt pracowniczych?

Może dopiero teraz zdecydowałeś się na wprowadzenie zmian w Twojej firmie i wejście w świat cyfrowego zarządzania dokumentacją w celu usprawnienia swojego biznesu oraz umożliwienia zdalnej komunikacji zarówno z pracownikami, jak i z urzędami? Mając w perspektywie długoletnie korzyści związane z niższymi kosztami, oszczędnością czasu i usprawnieniem pracy, polecamy jak najwcześniej przejść na e-teczki.

Przypominamy, że masz wybór. Cyfrowe akta zgodnie z przepisami mogą całkowicie zastąpić papierową dokumentację kadrową. Pracodawcy mogą wybrać przejście na e-teczki, jest też opcja dla rozpoczynających działalność i prowadzenie dokumentacji kadrowej – z pominięciem wersji papierowej.

Neofin kadry i płace 
i n f o r m a t y c z n i e

Neofin kadry i płace informatycznie, realizując obsługę kadrowo-płacową dla firm w całej Polsce, ma wieloletnie doświadczenie w pracy z wykorzystaniem systemów informatycznych i tak – cieszą nas wszelkie informatyczne rozwiązania usprawniające komunikację, obieg dokumentów czy też rozliczenia z urzędami.

Tutaj dzielimy się wiedzą z naszych doświadczeń w elektronizacji dokumentów i prowadzeniu cyfrowych akt pracowniczych.

Jaki system wybrać do prowadzenia elektronicznych teczek kadrowych ?

Jakie funkcje powinno mieć oprogramowanie do e-teczek (systemy do prowadzenia archiwum pracowniczego), by digitalizacja wspierała dalszy rozwój Twojej firmy. Zwróć uwagę na:

🔸  możliwość indeksowania części e-teczki zgodnie z wytycznymi

🔸  możliwość przechowywania skanów dokumentów wraz z opcją ich opisywania

🔸  łatwość poruszania się w programie – szybkie wyszukiwania e-teczek i poszczególnych danych 

🔸  bezpieczeństwo danych – szyfrowanie, ograniczanie dostępów, szczelność systemu

🔸  dowolność miejsca docelowego instalacji systemu

🔸  opcja załączania ewidencji czasu pracy do e-teczki

🔸  tworzenie dokumentów bezpośrednio w systemie:

  • umowa o pracę, 
  • informacja dodatkowa do umowy,
  • świadectwo pracy,
  • kwestionariusz osobowy dla kandydata i pracownika,
  • skierowanie na badania lekarskie,
  • rozwiązanie umowy o pracę,
  • oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
  • polecenie pracy zdalnej,
  • raporty;

🔸  możliwość wysyłki raportów bezpośrednio do ZUS

🔸  opcja podpisu elektronicznego

🔸  możliwość samoobsługi pracowniczej

🔸  łatwość przeszukiwania baz

🔸  definiowanie alertów

🔸  możliwość masowego wydruku dokumentów

🔸  integracja z danymi z innych obszarów, modułowość systemu 

W Neofinie prowadząc dokumentację i rozliczenia kadrowo-płacowe dla firm zatrudniających nawet kilkaset pracowników, zapewniamy naszym Klientom wysoką jakość obsługi między innymi dzięki systemowi enova 365, który pozwala na sprawne przejście do digitalizacji nie tylko w obszarze zasobów ludzkich, ale też księgowości, handlu, magazynów czy projektów. System można dopasować do potrzeb firmy i Klienci mają możliwość dodawania poszczególnych modułów wraz z rozwojem ich biznesu i potrzeb.

Wraz z innymi ekspertami zachęcamy do przejścia na e-teczki – obejrzyj debatę dotyczącą cyfryzacji
w obszarze kadrowo-płacowym

enova365 to system ERP zgodny z wymogami ustawy i rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 roku. Zawiera pełen zakres funkcjonalności, jaki powinien mieć moduł e-dokumentacji.

link do enova365 eteczki obrazek

Zalety e-teczek kadrowych:

 ✅  większe bezpieczeństwo przechowywania dokumentów (mniejsze zagrożenie wycieku informacji oraz zniszczenia, czy zgubienia jak w wersji papierowej) i zgodność z RODO

✅  sprawniejsze zarządzanie archiwum pracowniczym oraz ułatwiony dostęp do akt poprzez Pulpity Pracownika

✅  ułatwienie procesu ubiegania się o świadczenia rentowe i emerytalne z ZUS (dane zapisane na elektronicznym koncie każdego ubezpieczonego

✅  niższe koszty przechowywania dokumentacji pracowniczej

✅  mniej wydruków – bardziej ekologicznie!

https://www.gov.pl/web/rozwoj/e-akta

Według szacunków, dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia ok. 500 pracowników, mogą spaść nawet o około 200 tys. zł rocznie, biorąc pod uwagę redukcję kosztów pracy, papieru, druku, transportu, przechowywania czy specjalistycznego wyposażenia np. szaf pancernych.

Kto wdraża odpowiednie oprogramowanie?

Sprawdź ofertę wdrożeniową zintegrowanego, systemu informatycznego, od naszego opiekuna systemu enova365, Autoryzowanego Partnera producenta enova365,
XLE Sp. z o.o.

Założenie i prowadzenia dokumentacji pracowniczej
– czy musisz się tym zajmować?

W momencie, gdy zatrudniasz pracownika, jesteś zobowiązany do założenia i prowadzenia dokumentacji –
w postaci papierowej lub elektronicznej, która obejmuje:

  • akta osobowe pracownika:

A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika

C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

  • dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Uwaga! Za nieodpowiednie prowadzenia dokumentacji pracowniczej możesz zostać ukarany grzywną do 30 000 zł.

Dokumentacja pracownicza nie obejmuje dokumentacji dla potrzeb ZUS i podatków – to oddzielne zadanie dla Twojego działu kadr – lub skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Neofin.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat e-teczek i naszych nowoczesnych usług outsourcingu kadrowo-płacowego lub outsourcingu księgowości, skontaktuj się z nami:

➡️  Kontakt do biura Neofin:

https://neofin.pl/kontakt/

➡️  Kontakt do Konsultanta Neofin:

Tomasz Benich
Opiekun Klienta Kluczowego

+48 884 884 808
tomasz.benich@grupaxle.pl