Roczne rozliczenie wynagrodzeń 2025 – jak przygotować listy płac i raporty ZUS do końca roku?

Końcówka roku to intensywny czas dla działów kadr i płac. Należy nie tylko zamknąć bieżące miesiące, ale też prawidłowo rozliczyć wynagrodzenia, składki ZUS i podatki za cały rok.
W artykule przedstawiamy, jak przygotować się do rocznego rozliczenia wynagrodzeń 2025, uniknąć błędów i ułatwić sobie pracę dzięki automatyzacji w systemie enova365.

Czym jest roczne rozliczenie wynagrodzeń i dlaczego jest tak ważne?

Roczne rozliczenie wynagrodzeń to proces, w którym pracodawca podsumowuje wszystkie wypłaty, składki i podatki naliczone w danym roku podatkowym.
To moment, gdy należy:

• zweryfikować poprawność naliczeń,
• porównać dane z list płac i deklaracji ZUS,
• przygotować informacje PIT-11 dla pracowników,
• oraz zidentyfikować ewentualne nadpłaty lub niedopłaty składek.

👉 Dobrze przeprowadzony proces to gwarancja braku błędów w zeznaniach rocznych i spokojnego audytu kadrowo-płacowego.

Zobacz także: Raportowanie do PFRON w 2026 roku – jak przygotować firmę i uniknąć błędów?

Jak przygotować się do rocznego rozliczenia wynagrodzeń 2025?

Przygotowania warto rozpocząć już w październiku, aby uniknąć pośpiechu w grudniu.

Krok 1: Weryfikacja danych pracowników

Sprawdź poprawność danych identyfikacyjnych (PESEL, adres, nazwisko, numer konta), okresów zatrudnienia i kodów tytułu ubezpieczenia.
Nieaktualne dane to jedna z najczęstszych przyczyn błędów w raportach ZUS.

Krok 2: Kontrola podstaw wymiaru składek

Zweryfikuj, czy nie przekroczono rocznego limitu podstawy składek emerytalno-rentowych (tzw. trzydziestokrotność).
W 2025 r. limit ten wynosi 234 720 zł.

Krok 3: Uzgodnienie list płac

Porównaj sumy wynagrodzeń brutto, składek i zaliczek PIT z danymi z deklaracji ZUS DRA oraz raportów RCA/RZA.
W systemie enova365 można to zrobić automatycznie poprzez zestawienie porównawcze miesięcy.

Zobacz także: Jak zatrudnić pierwszego pracownika? 4 kroki procesu zatrudnienia

Najczęstsze błędy w rocznym rozliczeniu płac i jak ich uniknąć

Krótki przegląd typowych pomyłek, które warto wyeliminować:

❌ brak korekt wynagrodzeń po zwolnieniach chorobowych lub nieobecnościach,

❌ nieuwzględnienie premii rocznych i nagród jubileuszowych,

❌ nieprawidłowe kody ubezpieczeń lub podstawy wymiaru,

❌ niezgodność danych pomiędzy kadrami, płacami i księgowością.

✅ Rozwiązanie: regularne uzgodnienia między działem płac a księgowością, automatyczne raporty kontrolne w systemie ERP i audyt danych przed wysyłką deklaracji.

Jakie dokumenty i raporty należy przygotować do końca roku 2025?

Pod koniec roku kadrowcy i płacowcy muszą przygotować:

• Listy płac za grudzień 2025,
• Raporty ZUS DRA, RCA, RSA za grudzień,
• Korekty deklaracji, jeśli wykryto błędy,
• Informacje PIT-11 – do przekazania pracownikom i urzędowi skarbowemu,
• Zestawienia roczne kosztów wynagrodzeń – przydatne do budżetowania na 2026 r.

Warto też przeprowadzić testowe naliczenia w systemie, by sprawdzić poprawność nowych progów podatkowych obowiązujących od 2026 r.

Zobacz także: Ewidencja czasu pracy 2025 – 5 błędów pracodawców i jak ich uniknąć

Jak enova365 wspiera rozliczenia roczne w działach kadr i płac?

System enova365 automatyzuje większość zadań związanych z zamknięciem roku:

• generuje deklaracje ZUS i PIT,
• automatycznie kontroluje limity składek,
• przypomina o terminach wysyłek,
• pozwala szybko wyeksportować dane do księgowości i raportów zarządczych.

Dzięki temu zespoły Neofin mogą w krótszym czasie przeprowadzić rozliczenia i uniknąć błędów wynikających z ręcznej pracy w arkuszach Excel.

Dobre praktyki Neofin przy rocznym zamknięciu płac

Z doświadczenia naszych specjalistów:

• przygotowujemy checklisty rozliczeniowe dla każdego klienta,
• prowadzimy audyt danych pracowniczych przed naliczeniem PIT-11,
• weryfikujemy zgodność składek i podatków w enova365,
• monitorujemy zmiany w przepisach, które wpływają na raportowanie za dany rok.

👉 To gwarantuje, że firmy obsługiwane przez Neofin kończą rok bez zaległości i stresu związanego z kontrolami.

Zobacz także: Zdalna praca a obowiązki pracodawcy – o czym nie można zapomnieć?

FAQ – najczęstsze pytania o roczne rozliczenia płac 2025

Czy trzeba wysłać korekty raportów ZUS, jeśli wykryję błąd po zamknięciu roku?
Tak, korekty można składać w ciągu 5 lat od złożenia pierwotnego raportu, ale im szybciej, tym lepiej – unikniesz błędów w ewidencji składek pracownika.

Kiedy należy przekazać PIT-11 za 2025 rok?
Do końca lutego 2026 roku – zarówno do pracownika, jak i do urzędu skarbowego (elektronicznie).

Czy premie roczne trzeba uwzględnić w podstawie składek?
Tak, jeśli wynikają z regulaminu wynagradzania lub są stałym elementem wynagrodzenia.

Dlaczego warto powierzyć rozliczenia roczne ekspertom Neofin?

Roczne rozliczenie wynagrodzeń to złożony proces wymagający wiedzy, dokładności i terminowości.
Zespół Neofin zapewnia:

• pełną obsługę kadrowo-płacową,
• automatyczne rozliczenia w enova365,
• audyty i korekty składek,
• oraz raportowanie dla zarządów i audytorów.

💡 Dzięki współpracy z Neofin możesz bezpiecznie i spokojnie zamknąć rok 2025 – bez ryzyka błędów i stresu.