E-dokumentacja pracownicza od 27 stycznia 2026 r. – jak cyfryzować kadry i płace

E-dokumentacja pracownicza: Od 27 stycznia 2026 r. obowiązują znowelizowane przepisy Kodeks pracy, które umożliwiają realizację wybranych czynności kadrowych i dokumentów w formie elektronicznej. To ważny krok w kierunku digitalizacji procesów HR i prowadzenia e-teczek pracowniczych w firmach.

Zmiany nie wprowadzają obowiązku pełnej elektronizacji dokumentacji, ale dają pracodawcom narzędzia do uproszczenia obiegu dokumentów kadrowych, przy zachowaniu wymogów formalnych i bezpieczeństwa danych.

W artykule wyjaśniamy:

• od kiedy obowiązują przepisy,
• jakie są przykładowe dokumenty i najczęściej realizowane czynności kadrowo-płacowe, które można obsługiwać elektronicznie,
• z jakich kanałów elektronicznych korzystać, aby poprawnie złożyć dokument,
• zasady archiwizacji dokumentów elektronicznych,

• w jaki sposób wdrożyć e-teczki pracownicze w systemie enova365.

Od kiedy można realizować dokumenty kadrowe elektronicznie?

Nowelizacja Kodeksu pracy weszła w życie 27 stycznia 2026 r. Od tego dnia tam, gdzie wcześniej wymagano formy pisemnej, pracodawca i pracownik mogą wybrać postać papierową lub elektroniczną.

Oznacza to większą elastyczność i formalne wsparcie dla digitalizacji kadr i płac, przy zachowaniu bezpieczeństwa danych i identyfikacji pracowników.

Przykładowe dokumenty i czynności kadrowe realizowane elektronicznie

Poniższa lista obejmuje wybrane dokumenty i najczęściej realizowane czynności kadrowe, które można prowadzić elektronicznie. Nie jest to pełny katalog – w praktyce mogą istnieć także inne wnioski i oświadczenia pracownicze, w zależności od regulaminów wewnętrznych i systemu kadrowo-płacowego.

1️⃣ Informacje i czynności organizacyjne

• informacja o monitoringu pracownika,
• informacja o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę,
• konsultacje z zakładową organizacją związkową w przypadku zamiaru wypowiedzenia umowy,
• umotywowane zastrzeżenia organizacji związkowej,
• przekazywanie regulaminów wewnętrznych i zmian w procedurach HR.

2️⃣ Dokumenty związane z czasem pracy

• sporządzenie rozkładu czasu pracy,
• wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy,
• wniosek o pracę w systemie skróconego tygodnia pracy,
• wniosek o pracę weekendową,
• wniosek o indywidualny „ruchomy” czas pracy,
• wniosek o wyjście prywatne,
• wniosek o odbiór czasu wolnego za nadgodziny (1:1),
• poinformowanie PIP o pracownikach pracujących w nocy,
• wniosek o pracę zdalną lub hybrydową.

3️⃣ Wnioski i zgody pracownicze

• wniosek o urlop bezpłatny,
• zgoda na urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy,
• potwierdzenie zapoznania się z przepisami i zasadami BHP,
• oświadczenia dotyczące benefitów pracowniczych,
• wnioski o szkolenia i podnoszenie kwalifikacji.

4️⃣ Wynagrodzenia i dokumenty płacowe

• elektroniczne ewidencje czasu pracy,
• listy płac w systemie kadrowo-płacowym,
• potwierdzenia odbioru wynagrodzenia (jeżeli regulamin wewnętrzny dopuszcza formę elektroniczną),
• wnioski o zaliczki i wypłaty dodatkowe,
• wnioski o zmianę formy wypłaty wynagrodzenia.

Z jakich kanałów korzystać, by poprawnie złożyć dokument kadrowy?

E-dokumentacja pracownicza może być składana przy użyciu różnych kanałów, pod warunkiem że:

• możliwa jest jednoznaczna identyfikacja pracownika,
• treść dokumentu jest utrwalona i możliwa do odtworzenia,
• zapewniona jest bezpieczna archiwizacja zgodna z przepisami prawa pracy i RODO.

Najczęściej stosowane kanały:

• systemy kadrowo-płacowe – e-teczki i wnioski pracownicze,
• portale pracownicze i aplikacje HR – urlopy, wyjścia prywatne, praca hybrydowa,
• firmowe komunikatory i platformy workflow – elektroniczny obieg dokumentów,
• inne zatwierdzone kanały elektroniczne – np. podpis kwalifikowany, jeśli regulamin wewnętrzny je przewiduje.

Dzięki temu większość wniosków i dokumentów kadrowych można realizować elektronicznie, bez konieczności drukowania papierowych dokumentów.

Archiwizacja dokumentów pracowniczych

1️⃣ E-teczki pracownicze (dokumenty elektroniczne od początku)

Akta osobowe prowadzone w systemie kadrowym w formie elektronicznej mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie elektronicznie. System zapewnia:

• trwałość i integralność danych,
• możliwość weryfikacji autora dokumentu,
• dostępność dla osób upoważnionych.

2️⃣ Dokumenty elektroniczne włączane do papierowych akt

Jeśli dokument powstał elektronicznie, a akta osobowe są prowadzone w formie papierowej, należy:

• wydrukować dokument z zachowaniem pełnej czytelności,
• poświadczyć zgodność z dokumentem elektronicznym (adnotacja, data, podpis osoby upoważnionej),
• dołączyć do papierowych akt osobowych, zachowując spójność z oryginałem.

Takie podejście pozwala włączyć dokument elektroniczny do papierowych akt, zgodnie z wymogami prawa pracy.

3️⃣ Pozostała dokumentacja kadrowa (poza aktami osobowymi)

Wnioski i oświadczenia pracownicze, które nie wchodzą do akt osobowych (np. wyjścia prywatne, odbiór czasu wolnego za nadgodziny), mogą być przechowywane wyłącznie elektronicznie.

System kadrowo-płacowy powinien zapewniać:

• bezpieczeństwo danych,
• trwałość i integralność dokumentu,
• możliwość późniejszej weryfikacji autora i daty.

Czego nie obejmuje nowelizacja?

• wypowiedzenia i rozwiązania umowy o pracę pod rygorem nieważności,
• niektórych aneksów do umów wymagających formy pisemnej,
• dokumentów wymagających podpisu kwalifikowanego w formie papierowej, jeśli przepis tak stanowi.

Oznacza to, że nie wszystkie procesy kadrowo-płacowe można automatycznie przenieść do postaci elektronicznej – konieczna jest analiza regulaminów wewnętrznych i systemu HR.

E-dokumentacja pracownicza - Wdrożenie e-teczek pracowniczych z Neofin

Digitalizacja dokumentów wymaga:

• analizy procesów HR,
• dostosowania regulaminów i procedur,
• wyboru systemu kadrowo-płacowego,
• przeszkolenia pracowników.

Neofin wspiera firmy we wdrażaniu e-teczek w systemie enova365:

✔ uporządkowany elektroniczny obieg dokumentów
✔ prowadzenie akt osobowych zgodnie z przepisami
✔ bezpieczna archiwizacja
✔ integracja z modułem kadrowo-płacowym
✔ ograniczenie dokumentacji papierowej

FAQ – e-dokumentacja pracownicza

Skontaktuj się z Neofin – wdrożenie e-teczek pracowniczych

Planujesz przejście na e-teczki pracownicze lub uporządkowanie elektronicznego obiegu dokumentów w kadrach?

Neofin wspiera firmy w bezpiecznym i zgodnym z przepisami wdrożeniu e-dokumentacji w systemie enova365.

👉 Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy wesprzeć Twoją firmę w cyfrowej transformacji działu kadr.