Zmiany w umowach B2B od 2026 roku – co muszą wiedzieć przedsiębiorcy?

Umowy B2B stały się jedną z najpopularniejszych form współpracy między firmami i specjalistami w Polsce. Pozwalają ograniczyć koszty zatrudnienia, zapewniają większą elastyczność i ułatwiają rozliczenia. Jednak od 2026 roku te korzyści mogą być ograniczone przez nowe przepisy – zarówno w zakresie prawa pracy, jak i podatków. Warto już teraz przygotować się na zmiany, by uniknąć konsekwencji finansowych i kontrolnych.

Dlaczego umowy B2B są tak popularne wśród firm?

Umowy B2B (ang. business-to-business) pozwalają przedsiębiorcom współpracować z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą bez konieczności zatrudniania ich na etat. Dzięki temu:

• przedsiębiorstwo ogranicza koszty składek ZUS i świadczeń,
• wykonawca zyskuje elastyczność w zakresie czasu i miejsca wykonywania pracy,
• wykonawca może obsługiwać kilku klientów jednocześnie,
• rozliczenia między stronami są prostsze i korzystniejsze podatkowo.

Do tej pory taka forma współpracy była często wykorzystywana przez branże IT, marketingową, consultingową i finansową. W 2026 roku sytuacja ta może się jednak diametralnie zmienić.

Zobacz również: Zdalna praca a obowiązki pracodawcy – o czym nie można zapomnieć?

Nowe kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy od 2026 roku

Jedną z najważniejszych zmian będzie rozszerzenie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Organy PIP będą mogły samodzielnie stwierdzać, że umowa B2B faktycznie spełnia cechy etatu, nawet jeśli strony podpisały kontrakt cywilnoprawny.

Co to oznacza w praktyce?

• Decyzja PIP będzie miała charakter administracyjny i stanie się natychmiast skuteczna.
• Określi ona datę rozpoczęcia zatrudnienia i objęcie pracownika ochroną wynikającą z kodeksu pracy.
• Automatycznie powstaną też obowiązki w zakresie podatków i składek ZUS.

Od decyzji będzie można się odwołać – najpierw do Głównego Inspektora Pracy, a następnie do sądu pracy.

Jakie umowy B2B będą pod największym ryzykiem?

PIP będzie badać nie tyle samą treść umowy, ile rzeczywisty sposób wykonywania pracy. Jeśli współpraca spełnia kryteria stosunku pracy, umowa B2B może zostać uznana za fikcyjną.

Czynniki, które zwiększają ryzyko zakwestionowania B2B:

• podporządkowanie służbowe (pracownik wykonuje polecenia i raportuje przełożonemu),
• stałe godziny i miejsce pracy ustalane przez firmę,
• osobiste wykonywanie zadań bez możliwości zastępstwa,
• powtarzalność i ciągłość pracy,
• brak realnego ryzyka biznesowego po stronie zleceniobiorcy.

Dodatkowe sygnały ostrzegawcze:

• brak uzasadnienia dla dzielenia wynagrodzenia między spółką a wspólnikiem,
• duży odsetek współpracowników B2B w porównaniu z etatami,
• przejście z umowy o pracę na B2B bez faktycznych zmian w obowiązkach.

Zobacz również: Ewidencja czasu pracy 2025 – 5 błędów pracodawców i jak ich uniknąć

Jak przygotować się do zmian w 2026 roku?

Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej przeprowadzić audyt umów B2B w swojej firmie. Warto sprawdzić, czy każdy kontrakt rzeczywiście odzwierciedla niezależną działalność gospodarczą.

Podczas audytu należy zwrócić uwagę na:

• swobodę kontrahenta w wyborze miejsca i czasu pracy,
• możliwość wyznaczania zastępstwa,
• brak nadzoru służbowego,
• realne ryzyko gospodarcze po stronie wykonawcy,
• posiadanie przez kontrahenta innych klientów.

Warto również udokumentować te elementy w umowie i praktyce współpracy – to może pomóc w przypadku kontroli PIP lub ZUS.

Choć zmiany mają na celu ograniczenie nadużyć, w praktyce mogą skomplikować funkcjonowanie wielu firm korzystających z outsourcingu czy współpracy z freelancerami. Dla wielu przedsiębiorców kluczowe stanie się więc odpowiednie planowanie podatkowe i organizacyjne oraz wdrożenie narzędzi kontrolnych, które ułatwią zachowanie zgodności z przepisami.

Co mogą zrobić przedsiębiorcy już teraz?

Zmiany w umowach B2B wymagają od przedsiębiorców proaktywnego podejścia. Już teraz warto przeanalizować obowiązujące kontrakty i przygotować firmę na nowe regulacje, zanim wejdą w życie. Oto najważniejsze kroki, które warto podjąć:

• Przeanalizować obecne kontrakty – zwłaszcza te zawarte z byłymi pracownikami.
• Wprowadzić zapisy o odpowiedzialności i ryzyku biznesowym.
• Uregulować kwestię czasu pracy i zastępstw.
• Zasięgnąć porady doradcy podatkowego lub prawnego w zakresie interpretacji przepisów.
• Przygotować dokumentację dowodową, potwierdzającą niezależność kontrahentów.

Takie działania mogą zminimalizować ryzyko sankcji i przymusowego przekształcenia umów B2B w etaty.

Zobacz również: Etat, zlecenie czy dzieło 2025 – porównanie kosztów zatrudnienia

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Czy każda umowa B2B może zostać uznana za etat?
Nie. Tylko te, które faktycznie spełniają cechy stosunku pracy – czyli podporządkowanie, stałe miejsce i czas pracy oraz brak ryzyka gospodarczego.

2. Czy decyzja PIP będzie mogła być zaskarżona?
Tak. Od decyzji można się odwołać do Głównego Inspektora Pracy, a następnie do sądu pracy.

3. Czy zmiany obejmą także spółki cywilne i wspólników?
Tak, jeśli współpraca ma charakter zbliżony do etatu – np. gdy wspólnik wykonuje obowiązki w sposób podporządkowany spółce.

4. Kiedy przepisy wejdą w życie?
Nowe regulacje mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku.

Podsumowanie – jak bezpiecznie przygotować się na zmiany w umowach B2B?

Od 2026 roku firmy muszą liczyć się z większym nadzorem PIP nad umowami B2B. Aby uniknąć ryzyka finansowego i kontroli, warto już teraz przeprowadzić audyt współpracy, dostosować zapisy umów i wdrożyć rozwiązania zgodne z prawem pracy.
Neofin pomoże Ci przygotować się do tych zmian – bezpiecznie, kompleksowo i z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi enova365.

Jak Neofin może pomóc Twojej firmie?

Biuro rachunkowe Neofin wspiera przedsiębiorców w analizie i dostosowaniu modeli współpracy do aktualnych wymogów prawa i podatków.
Pomagamy w:

• audycie umów B2B,
• analizie podatkowej i prawnej,
• optymalizacji rozliczeń,
• wdrożeniu systemów ERP (np. enova365) wspierających zarządzanie kontraktami i raportowaniem.