DMS czyli Document Management System lub EDM – Electronic Document Management to podstawa, gdy jesteś zainteresowany nowoczesnym, elektronicznym zarządzaniem firmą, w tym kadrami.

Jako firma oferująca obsługę kadrowo-płacową oraz księgowość

i n f o r m a t y c z n i e

mamy dla Ciebie kilka pomocnych, praktycznych informacji oraz gotowe rozwiązanie.

Co oznacza DMS

Document Management System – System Zarządzania Dokumentami

– to narzędzie informatyczne, które umożliwia elektroniczny obieg, organizowanie i przetwarzanie dokumentów w firmie, między pracownikami, działami, oddziałami. Dokumenty mogą być w różnej formie, tworzone wewnątrz firmy lub pochodzić z zewnątrz.

Technicznie – DMS ma wbudowany zestaw funkcji, które ułatwiają pracę na danym dokumencie.  Dokument otrzymuje metrykę z informacją o nim. Poszczególne dokumenty przypisuje się do danego pracownika i/lub działu. Można również powiązać dokumenty między sobą. Im lepszy zestaw funkcjonalności w danym DMS, tym więcej masz opcji sprawniejszego dysponowania dokumentem. Powiązanym elementem tego rozwiązania jest często system Workflow, który pozwala określić sposób przepływu informacji od momentu wejścia dokumentu w system, przez przetwarzanie, opisy dokumentu, dekretację, akceptację, aż po jego archiwizację.

Jakie korzyści zyska Twoja firma z wdrożenia DMS

W czasach, gdy rozwiązania cyfrowe są powszechne w codziennym życiu, a szczególnie gdy odczuliśmy ogromne znaczenie dostępu do dokumentów, gdy nie mamy bezpośredniego dostępu do biura, czy do pracowników, wielu przedsiębiorców szuka nowoczesnych rozwiązań IT, które będą zadowalające jakościowo i cenowo, a do tego będą proste w zastosowaniu. Zarówno przedsiębiorstwa produkcyjne, jak i usługowe, różnej wielkości (MSP i duże) potrzebują usprawniania zarządzania biznesu, poprawy warunki pracy i współpracy z kontrahentami, by zwiększać wydajność, zmniejszać pracochłonność. Wdrożenie elektronicznego, zautomatyzowanego systemu obiegu dokumentów to podstawa i dobry zaczątek digitalizacji firmy.

Wysokiej jakości Document Management System redukuje czas, koszty i błędy związane z przetwarzaniem dokumentów, a dokładniej:

  • eliminuje papierowe dokumenty z obiegu – w tym drukowanie, kserowanie, przechowywanie, niszczenie, gubienie;
  • jest centralnym miejscem danych, wszystkich dokumentów i informacji, co zapewnia porządek i lepszą organizację firmy;
  • podnosi efektywność zarządzania dokumentami, procesowania dokumentów i ich przepływu – użytkownik (wskazany pracownik, kierownik) może w dowolnej chwili sprawdzić listę dokumentów do przeprocesowania. Jeśli mimo to są zaległości, system przypomni o zalegających dokumentach, które już dawno powinien przepuścić dalej, po zatwierdzeniu (lub cofnąć po odrzuceniu). DMS daje pełny wgląd na jakim etapie znajduje się dany dokument oraz kto i kiedy nim się zajmował;
  • automatyzuje procesy biznesowe eliminując częste błędy i tym samym zwiększa wydajność pracowników, a zmniejsza ich stres;
  • zapewnia bezpieczeństwo i kontrolę danych;
  • przyspiesza przepływ informacji w firmie, poprawia terminowość pracy zespołu, a ponadto umożliwia monitoring terminów realizacji spraw związanych z dokumentacją przez pracowników i zarząd;
  • poprawia komunikację w firmie na różnych szczeblach i co szczególnie istotne – bez konieczności bezpośrednich kontaktów;
  • zapewnia szybki i prosty dostęp do dokumentów i informacji niezależnie od miejsca pracy użytkownika – użytkownicy / pracownicy mają dostęp do dokumentów, wniosków czy umów z poziomu zarówno komputera, jak i urządzeń mobilnych, dzięki czemu mogą pracować zdalnie, z dowolnego miejsca realizować swoje zadania w ramach homeoffice.

W biurze rachunkowym Neofin korzystamy z systemu obiegu dokumentu
od XLE SP. z o.o. „DMS_XLE”

Dzięki temu możemy sprawnie realizować outsourcing kadrowo-płacowy oraz outsourcing księgowości dla firm zatrudniających nawet kilkaset pracowników, niezależnie od tego, czy ich siedzibą jest Trójmiasto, Warszawa, czy Wrocław.

Wykorzystujemy DMS w naszych modelach współpracy podczas:

🔸  zarządzania korespondencją, pismami z zewnątrz

🔸  tworzenia umów

🔸  obiegu zamówień

🔸  procedowania faktur zakupowych

🔸  obsługi kadrowej, zarządzania zasobami ludzkimi, HR, w tym: rekrutacja, zatrudnianie, obieg wniosków urlopowych, delegacje, dokumentacja szkoleniowa, zatrudnieniowa, badania, zwolnienia. 

Adam, główny specjalista ds. wdrożeń ERP w XLE sp. z o.o.:

Wiele rozwiązań dostępnych na rynku jest w formie osobnego programu, w przypadku XLE_DMS mamy rozwiązanie, które jest zintegrowane z systemem ERP enova365. Dzięki temu nie trzeba wdrażać kolejnego programu i integrować niezależne systemy. XLE DMS ułatwia pracę na każdym etapie “życia” dokumentu w firmie. Od przyjęcia do zaksięgowania. Wbudowany, darmowy OCR automatyzuje czynności, które musiałby wykonać pracownik. Wprowadzamy porządek na biurkach, dokumenty szybko trafiają do działu księgowego.

XLE DMS to autorskie rozwiązanie firmy XLE Sp. z o. o., które ułatwia zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów w firmie.

Jako eksperci w księgowości i obsłudze kadrowo-płacowej polecamy wprowadzenie DMS_XLE naszym Klientom, jako że duża otwartość tego systemu i bogata funkcjonalność sprawiają, że może on zostać wdrożony w dowolnej firmie, niezależnie od jej wielkości czy specyfiki biznesu, a w naszych relacjach zdecydowanie poprawia komunikację i możliwości dostępu do dokumentów.

Jak zorganizować sprawny obieg dokumentów między
biurem rachunkowym a Klientem

Możecie sprawdzić na poniższych modelach, jakie są opcje współpracy z nami, z wykorzystaniem DMS lub całego rozbudowanego systemu informatycznego enova 365.  Szczegółowe informacje na stronie https://neofin.pl/enova365/

Jakie funkcje charakteryzują dobrze zbudowany DMS

Nasza checklista, co powinniście sprawdzać, przy wyborze DMS:

  • umożliwia samodzielne wprowadzanie modyfikacji i tworzenie nowych szablonów procesów czy dokumentów bez konieczności angażowania producenta,
  • dostępny również w formie online (interfejs webowy), a także mobilnej, czy to jako aplikacja mobilna, czy strona internetowa dostosowana do urządzeń mobilnych,
  • wyposażony w funkcję OCR (automatyczne rozpoznawanie tekstu w dokumentach), która pozwala np. przemieniać PDF-y w dokumenty do edycji w MS Word,
  • łatwo współpracuje z drukarkami, skanerami i komputerami stosowanymi w firmie,
  • automatycznie rejestruje dokumenty w określonej lokalizacji, niezależnie od ich formy wpłynięcia (skanowanie, z e-maila, z dysku komputera),
  • łatwo go zintegrować z oprogramowaniem zewnętrznym, z systemami ERP (Enterprise Resource Planning) i/lub CRM,
  • modułowy – ma możliwość obsługi wielu obszarów biznesu, a nie np. jedynie faktur,
  • ma możliwości ustawień alertów i powiadomień e-mail,
  • wysoki poziom bezpieczeństwa,
  • optymalne warunki opieki powdrożeniowej (po wdrożeniu systemu DMS).

Wykorzystanie DMS w obsłudze kadrowo-płacowej i księgowości

🔹  obsługa faktur

Wprowadzenie DMS pozwala na eliminację opóźnień w dostarczaniu faktur. Unikniesz dostarczania faktur po terminie płatności … Z drugiej strony przyśpiesza proces przyjęcia faktury, akceptacji i przelewu. W opcji bez DMS faktury „szukają” odbiorcy po różnych działach, czasami nawet nie docierają do celu.

Obsługa faktur zakupowych obejmuje przyjęcie dokumentu z korespondencji, jego klasyfikację i skierowanie do właściwego obiegu, dodanie opisu merytorycznego i analitycznego faktury, wielostopniową akceptację oraz dekretację w systemie biznesowym firmy.

Sprawdź proces obiegu na przykładzie faktury kosztowej – krok po kroku 

🔹  tworzenie umów

Umowy o współpracy i o pracę najczęściej powstają na podstawie szablonu przygotowanego przez prawnika. W każdej umowie trzeba jednak uwzględnić warunki współpracy indywidualnie, wynikające z oczekiwań kontrahenta czy zakresu prac, jakie będziemy realizować. Firma, która nie używa DMS, musi w takim przypadku przygotowywać wstępną wersję umowy, opierając się na szablonie i informacjach z różnych źródeł. Osoba odpowiedzialna za sporządzenie umowy musi dokładnie spisać wszystkie oczekiwania i zmiany, nanieść je na umowę, a później udostępnić odpowiednim osobom do akceptacji, zanim dokument zostanie przekazany dalej. Przy tworzeniu wielu umów, poza długotrwałym procesem, pojawiają się błędy.

Przy zastosowaniu DMS, mamy pewność, że żadna z procedur nie zostanie pominięta. System wskazuje, jak jest status dokumentu, co zostało dokonane i co jeszcze należy wykonać. Eliminowane są straty czasu pracowników wynikające z wykonywania tych samych czynności przez różne osoby, managerowie mają pełną kontrolę nad procesem i ewentualnymi blokadami, a ponadto można liczyć na łatwe wyszukiwanie dokumentów w cyfrowym archiwum.

🔹  inna dokumentacja pracownicza ?

Jak wskazaliśmy na przykładzie obiegu faktury kosztowej oraz przygotowania umów, podobnie DMS jest wykorzystywany w procesowaniu innych dokumentów kadrowych, tj. wnioski o zaliczkę, wnioski urlopowe, pisma, rozliczenie delegacji, ale też obieg zapotrzebowani członków zespołu / firmy oraz opracowywanej analizy np. wydajności pracy, przez firmę prowadzącą Twoją księgowość i kadry i płace (jak Neofin).  Zastosowanie systemu sprawdza się w różnego rodzaju procesach biznesowych.

W firmach, w których nie ma DMS, pracownicy muszą uczyć się postępowania z dokumentami – kto, gdzie, kiedy. Dokumentacja w formie papierowej generuje wiele problemów związanych z katalogowaniem, dostępem, archiwizacją i bezpieczeństwem. Na szczęście coraz więcej przedsiębiorców jest świadomych, że papier można skutecznie wyeliminować z wielu procesów biznesowych. I że na przejście na cyfrowy obieg dokumentów mogą sobie pozwolić również małe i średnie przedsiębiorstwa.

Przy wdrożonym systemie DMS, użytkownicy otrzymują instrukcje – automatyczne polecenia, jaki ma być kolejny krok w procesie. Ich czynności są monitorowane i dokument sprawnie dociera do akceptacji lub wraca do poprawy. DMS pozwala jasno określać zakres odpowiedzialności konkretnych pracowników i kontrolować jakość pracy z dokumentami, dając pewność, że są one odpowiednio składowane i opisywane. Firmy stosujące DMS mogą liczyć na wydajniejsze procesowanie wniosków i akceptacji. Można liczyć więc na eliminację papieru i digitalizację treści, oszczędności czasu i pieniędzy, eliminację błędów wynikających z czynnika ludzkiego, a także na kontrolę, przejrzystość i standaryzację procesów biznesowych. 

Jakie rozwiązania typu DMS dla dużych firm?

W przypadku dużych firm, z wieloma procesami, warto zainteresować się ECM – Enterprise Content Management – który poza obsługą dokumentów papierowych, pozwala na zarządzanie treściami elektronicznymi w firmie, takimi jak: formularze, pliki pakietu Office czy wiadomości e-mail. Jest to połączenie funkcji systemu obiegu dokumentów DMS z zarządzaniem procesami BPM (Business Process Management). ECM wymaga większych jest większym wydatkiem niż sam DMS, jednak przy kompleksowych procesach biznesowych, sprawdzą się bardziej kompleksowe rozwiązania ERP.

A skoro o ERP mowa – System ERP (więcej o ERP we wcześniejszym artykule) do pełnej obsługi zarządzania wersjami dokumentów czy ich archiwizacją wymaga integracji z systemem klasy DMS. Dzięki niemu aktualne dokumenty, dotyczące konkretnej operacji w określonym dziale, są szybko i łatwo dostępne. Wszystkie działy – czy to handlowy, księgowość czy produkcja, magazyn, serwis – mogą korzystać z funkcji modułu DMS. Możliwe jest również opracowywanie dokumentów w połączeniu z Workflow, co standaryzuje i optymalizuje procesy w DMS. Bez względu na rodzaj realizowanej produkcji czy usług, w całym procesie przetwarzana jest i gromadzona jest szeroka gama dokumentów i plików elektronicznych. W wielu przypadkach managerowie, osoby zarządzające poszczególnymi działami i firmą, nie tylko chcą zachować aktualną dokumentację, ale chcą także zarządzać zmianami w tym dokumencie. Ważne dla nich jest, by wiedzieć, kto i kiedy dokonał zmiany oraz według jakiego klucza procesowany był dany dokument. Istotą dobrego systemu DMS jest dopasowanie jego funkcjonalności w odniesieniu do potrzeb i planów rozwoju.

Modułowa budowa enova365 

Z naszego doświadczenia wynika, że część naszych Klientów stopniowo wdraża kolejne funkcjonalności. Zaczynając od wdrażania DMS, zwróć uwagę, jak możesz w kolejnych krokach rozszerzać cyfryzację kluczowych obszarów biznesowych w ramach jednego zintegrowanego systemu. DMS_XLE możesz wykorzystać w zintegrowanym, modułowym oprogramowaniu enova365

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat DMS i naszych nowoczesnych usług outsourcingu księgowości lub outsourcingu kadrowo-płacowego, skontaktuj się z nami:

➡️  Kontakt do biura Neofin:

https://neofin.pl/kontakt/

➡️  Kontakt do Konsultanta Neofin:

Tomasz Benich
Opiekun Klienta Kluczowego

+48 884 884 808
tomasz.benich@grupaxle.pl