Regulamin przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa 
od sygnalistów w podmiocie prywatnym 

Zgłoszenia są rozpatrywane w ramach procedury 

1. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w naszej organizacji lub próby ukrycia takiego naruszenia prawa. Dokonanie zgłoszenia pomimo wiedzy o braku naruszenia prawa objęte jest sankcją przewidzianą w art. 57 Ustawy o ochronie sygnalistów i podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. 

2. Poniższe zasady dotyczą sposobu zgłaszania oraz rozpatrywania przez nas zgłoszeń naruszeń prawa, które dotyczą: 

• korupcji, 

• zamówień publicznych, 

• usług, produktów i rynków finansowych, 

• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, 

• ochrony prywatności i danych osobowych, 

• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, 

• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, 

• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, 

• naszych regulacji wewnętrznych. 

Sposób przekazania zgłoszenia 

1. Zgłoszenie może być dokonane: 
   • na adres do korespondencji: adres biura ul. Śląska 35/37, 81-310 Gdynia z dopiskiem “sygnał”, 
   • poprzez e-mail na adres: sygnalista@neofin.pl
   • ustnie – telefonicznie do biura 58 743 24 00, 
   • ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania od Pana/i wniosku o taką formę zgłoszenia. 

2. Za Pana/i zgodą zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie: 
   • nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub 
   • dokładnej transkrypcji rozmowy lub 
   • protokołu rozmowy, odtwarzającego jego dokładny przebieg. 

3. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, może Pan/i dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie. 

4. Można także dokonać zgłoszenia zewnętrznego, tzn. bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia, bez uprzedniego przekazania nam zgłoszenia wewnętrznego.  

5. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. 

Kto może być sygnalistą 

Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym pracownik, stażysta, pracownik tymczasowy, zleceniobiorca, prokurent, akcjonariusz, wspólnik, itp. Dotyczy to także przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu. 

Zgłoszenia anonimowe 

Wszystkie zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa, wymagają podania danych osoby zgłaszającej (sygnalisty) w zakresie: imienia, nazwiska, stanowiska lub innej informacji o kontekście związanym z pracą, danych kontaktowych. Zgłoszenia anonimowe pozostawimy bez rozpatrzenia. 

Treść zgłoszenia 

1. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje: 
   • szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, 
   • dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne), 
   • imię, nazwisko, stanowisko lub inna informacja o kontekście związanym z pracą do otrzymywania informacji zwrotnej, dane kontaktowe do przekazywania informacji zwrotnych i udzielania dodatkowych wyjaśnień. 

2. Jeżeli zgłoszenie nie będzie zawierać niezbędnych informacji, możemy pozostawić je bez rozpatrzenia lub wezwać Pana / Panią do jego uzupełnienia, o ile w zgłoszeniu zostaną podane dane kontaktowe. 

Ochrona Sygnalisty 

1. Jako Sygnalista, podlega Pani/i ochronie określonej w przepisach ustawy o ochronie sygnalistów, procedurze ochrony danych sygnalisty, od chwili dokonania zgłoszenia. 

2. Zapewniamy ochronę Sygnalistów poprzez: 
   • ochronę Pani/a tożsamości, chyba że otrzymamy od Pani/a wyraźną zgodę na ujawnienie Pani/a danych; 
   • jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, zapewnimy także ochronę poufności ich tożsamości; 
   • udział w procesie rozpatrywania bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy; 
   • zapewnienie, że dostęp do Pana/i danych oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów; 
   • ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem. 

3. W przypadku podjęcia wobec Pana/i działań odwetowych, ma Pan/i prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie) lub prawo do zadośćuczynienia. 

4. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. 

5. Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne. 

6. Postanowienia umów oraz innych aktów, na podstawie których jest świadczona praca lub usługi, są dostarczane towary lub jest dokonywana sprzedaż, innych niż wymienione w punkcie poprzednim, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne. 

7. Środki ochrony sygnalisty opisane w Procedurze oraz przepisach, dotyczą także: 
   • osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, 
   • osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej. 

Informacje zwrotne oraz kontakt w związku z przyjęciem zgłoszenia 

1. Pod warunkiem podania przez Panią / Pana danych kontaktowych w zgłoszeniu oraz braku sprzeciwu na kontakt zwrotny: 
   • potwierdzimy przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy, a informacje przekażemy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia; 
   • przekażemy informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a w przypadku uprzedniego nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia informację zwrotną przekażemy w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia; 
   • jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, poinformujemy o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia; 
   • poinformujemy, jeżeli odstąpimy od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia; 
   • przekażemy ostateczny wynik naszych działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia. 

2. Informacji o przyjęciu zgłoszenia nie przekażemy, jeżeli będziemy mieli uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności Pana/i tożsamości. 

3. Możemy zwrócić się do Pana/i na podany adres do kontaktu o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w Pana/i posiadaniu – podanie ich jest dobrowolne, ale może mieć wpływ na możliwość skutecznego przeprowadzenia działań następczych. 

Sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami 

1. Zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane przez upoważnionego pracownika pełniącego u nas funkcję sygnalisty, w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz naszej odpowiedzialności za jego rozpatrzenie i przeprowadzanie działań następczych. 

2. Po przyjęciu zgłoszenia upoważniony pracownik, rozpoczyna działania następcze. 

3. Osoby, których dotyczy zgłoszenie są wyłączane z postępowania. Ich miejsce może zająć inna upoważniona przez naszą organizację osoba. 

4. W ramach postępowania, możemy zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Pana/ Pani o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. 

5. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu naszego działania, podejmiemy dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności możemy podjąć jedno lub kilka z poniższych działań: 
   • wprowadzenie zmian w naszych procedurach; 
   • zgłoszenia odpowiednim organom; 
   • nałożenie sankcji na osoby odpowiedzialne; 
   • przeszkolenie personelu; 
   • wdrożenie nowych systemów kontroli. 

6. Możemy nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w Pana/i zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem Pana/i wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Poinformujemy Pana/Panią o takim odstąpieniu (o ile w zgłoszeniu zostały podane dane kontaktowe). W razie kolejnego zgłoszenia – pozostawimy je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej. 

7. Wszystkie zgłoszenia odnotowujemy w naszym wewnętrznym rejestrze. Rejestr zawiera informacje o zgłoszeniu, dacie jego złożenia, podjętych działaniach oraz wynikach jego rozpatrzenia. Dostęp do rejestru mają jedynie osoby upoważnione do przyjmowania oraz rozpatrywania zgłoszeń. 

Adres do kontaktu 

Neofin Sp. z o.o.,
ul. Śląska 35/37, 81-310 Gdynia
e-mail: bok@neofin.pl 

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych 

1. Administratorem Pani/a danych osobowych jest NEOFIN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdyni. 

2. Może Pan/i kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem z wykorzystaniem danych teleadresowych: adres e-mail: bok@neofin.pl, tel. 58 743 24 00. 

3. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega Administrator na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. 

4. W przypadku podania danych umożliwiających identyfikację Pani/Pana dane osobowe nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pani/Pana wyraźną zgodą. 

5. Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych.  

6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. 

7. Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania. 

8. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl). 

9. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przyjęcia przez nas zgłoszenia. Jeśli nie poda Pan/ Pani danych kontaktowych, nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz informować o przebiegu naszych działań, związanych z tym zgłoszeniem. 

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich 

Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany. Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl; Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa 
Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.