Koszty firmowe – co można ująć w kosztach uzyskania przychodu?

Chcesz legalnie obniżyć podatki w firmie? Zastanawiasz się, które wydatki możesz bezpiecznie rozliczyć jako koszty firmowe? Ten artykuł przygotowaliśmy z myślą o przedsiębiorcach, którzy chcą prowadzić firmę zgodnie z przepisami, a jednocześnie nie przepłacać fiskusowi.

Zespół biura rachunkowego Neofin wyjaśnia, jak działają koszty uzyskania przychodu, które wydatki bezpiecznie wrzucić w koszty, a które mogą wzbudzić wątpliwości skarbówki.

Co to są koszty uzyskania przychodu?  

Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT, koszty uzyskania przychodu to wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, jego zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu. W praktyce oznacza to, że jeśli dany wydatek realnie służy Twojej działalności gospodarczej, istnieje spora szansa, że może zostać zaliczony do kosztów firmowych, a tym samym obniżyć podstawę opodatkowania.

Warto jednak pamiętać, że samo posiadanie faktury nie wystarcza. Kluczowy jest rzeczywisty związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz właściwa dokumentacja potwierdzająca ten związek. Każdy przypadek warto analizować indywidualnie – nie wszystkie zakupy „na firmę” automatycznie stanowią koszt podatkowy.

W Neofin codziennie pomagamy przedsiębiorcom klasyfikować wydatki, identyfikować ryzyka i szukać legalnych sposobów optymalizacji podatkowej. Wiemy, gdzie dokładnie przebiega granica między rozsądną oszczędnością a ryzykiem zakwestionowania kosztów przez urząd skarbowy.

Co można uwzględnić w kosztach firmowych?  

Oto przykłady wydatków, które najczęściej uznawane są za koszty firmowe:

• Sprzęt i elektronika: komputer, telefon służbowy, drukarka – podstawowe narzędzia pracy.
• Internet, oprogramowanie, licencje: szczególnie w działalności zdalnej lub technologicznej.
• Materiały biurowe i wyposażenie: od papieru po ergonomiczne biurko.
• Szkolenia i kursy: pod warunkiem, że mają związek z prowadzoną działalnością.
• Marketing i reklama online: kampanie na Facebooku, Google Ads, usługi graficzne.
• Podróże służbowe i delegacje: z odpowiednią dokumentacją (rachunki, cel wyjazdu).
• Usługi zewnętrzne: faktury za księgowość, doradztwo prawne, obsługę IT.

Koszty firmowe pod lupą – wydatki, które mogą zostać zakwestionowane  

Nie wszystkie wydatki da się bezpiecznie rozliczyć. Niektóre koszty – mimo pozornego związku z działalnością – mogą zostać odrzucone przez Urząd Skarbowy.

Przykłady kosztów budzących wątpliwości:

• Odzież: elegancki garnitur raczej nie przejdzie, ale bluza z logo firmy już tak.
• Samochód prywatny używany służbowo: wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu.
• Usługi streamingowe (Netflix, Spotify): tylko jeśli są uzasadnionym narzędziem pracy (np. w agencji kreatywnej).
• Spotkania „inspiracyjne” w kinie czy restauracji: jeśli nie mają związku z działalnością, lepiej ich nie rozliczać. 

Czego nie można uwzględniać w kosztach firmowych? 

Niektóre wydatki są z góry wykluczone z kosztów podatkowych – nawet jeśli próbujemy je „ubrać” w firmowy kontekst:

• Wakacje jako szkolenie integracyjne – bez realnego programu i uczestników, to tylko urlop.
• Alkohol na spotkaniu firmowym – bez listy obecności i udokumentowanego celu, nie przejdzie.
• Remont domowego biura – tylko jeśli masz osobne pomieszczenie z oddzielnym wejściem.

Jak bezpiecznie rozliczać koszty firmowe?

Dobra praktyka księgowa mówi jasno – każdy koszt firmowy powinien być:

✔️ Udokumentowany – faktura, rachunek, umowa.
✔️ Uzasadniony – zgodny z profilem działalności.
✔️ Realny – faktycznie poniesiony i potrzebny firmie.

Pamiętaj: odpowiednia dokumentacja i rzetelna księgowość to Twoja tarcza w przypadku kontroli.

Skorzystaj z wiedzy Neofin – postaw na legalną optymalizację podatkową

W biurze rachunkowym Neofin nie działamy na domysłach. Pracujemy na przepisach, interpretacjach i doświadczeniu z setkami przedsiębiorców. Dzięki temu wiemy, jak efektywnie i bezpiecznie zarządzać kosztami firmowymi – niezależnie od branży.

Skorzystaj z naszych usług konsultacji podatkowych!