Jak poprawnie wystawiać faktury? Praktyczny poradnik dla przedsiębiorców

Dlaczego poprawne wystawianie faktur jest tak ważne?

Wystawianie faktur to codzienność w każdej firmie, ale też jedna z najczęstszych przyczyn błędów księgowych. W 2025 roku – w związku z przygotowaniami do KSeF – poprawność danych na fakturach ma kluczowe znaczenie.
Nieprawidłowo wystawiona faktura może skutkować utratą prawa do odliczenia VAT, koniecznością korekt, a nawet sankcjami skarbowymi.

Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur i integracji z KSeF pozwala uniknąć tych problemów i zwiększyć bezpieczeństwo rozliczeń.

Jakie elementy powinna zawierać faktura w 2025 roku?

Każda faktura powinna zawierać dane określone w art. 106e ustawy o VAT, czyli m.in.:

• datę wystawienia i numer faktury,
• dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, adres),
• nazwę towaru lub usługi,
• ilość, cenę jednostkową, stawkę VAT, wartość netto i brutto,
• formę płatności,
• adnotację o mechanizmie podzielonej płatności (jeśli dotyczy).

💡 Wskazówka: w systemie enova365 pola obowiązkowe są automatycznie walidowane – dzięki temu unikniesz błędów w numeracji, dacie sprzedaży czy stawce VAT.

Zobacz także: KSeF 2026: co grozi przedsiębiorcom, którzy nie odbiorą faktury w systemie?

Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur

Z doświadczenia biura rachunkowego Neofin wynika, że przedsiębiorcy najczęściej popełniają błędy takie jak:

• brak numeru NIP nabywcy,
• błędne przypisanie stawek VAT,
• niezgodność dat sprzedaży,
• brak odniesienia do faktury zaliczkowej lub korekty.

✅ System enova365 analizuje poprawność danych i ostrzega o niezgodnościach jeszcze przed zatwierdzeniem dokumentu.

Faktura w systemie KSeF – co się zmienia od 2026 roku?

Od 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W praktyce oznacza to:

• obowiązek korzystania z formatu XML,
• automatyczne nadawanie numeru identyfikującego fakturę w KSeF,
• przesyłanie i odbieranie faktur przez zintegrowane systemy ERP.

W biurze rachunkowym Neofin pomagamy firmom przygotować się do integracji z KSeF i zapewniamy wsparcie wdrożeniowe we współpracy z Autoryzowanym Partnerem XLE.

Zobacz także: Kiedy zmienić biuro rachunkowe? Sygnały ostrzegawcze i bezpieczna procedura

Jak wystawić fakturę w enova365 – krok po kroku

Dzięki enova365 wystawienie faktury to proces szybki, bezpieczny i zautomatyzowany. System pozwala wystawiać dokumenty zarówno bezpośrednio w module Sprzedaż i CRM, jak i za pośrednictwem Pulpitu Klienta biura rachunkowego Neofin – panelu online dedykowanego przedsiębiorcom (np. jednoosobowym działalnościom gospodarczym).

Z poziomu Pulpitu Klienta możesz:

1. Wystawić fakturę sprzedaży – wybierając kontrahenta z listy lub dodając nowego.
2. Dodać pozycje (towary lub usługi), a system automatycznie uzupełni stawki VAT i ceny.
3. Zatwierdzić i wysłać fakturę e-mailem lub przekazać ją do KSeF.
4. Śledzić płatności i status faktury w czasie rzeczywistym.
5. Udostępnić dokument księgowej Neofin, bez konieczności wysyłania plików PDF.

💡 Wskazówka: Pulpit Klienta działa w przeglądarce internetowej, więc możesz wystawiać faktury z dowolnego miejsca – wystarczy komputer lub smartfon z dostępem do Internetu.

To rozwiązanie szczególnie docenią właściciele JDG, którzy chcą mieć kontrolę nad sprzedażą, a jednocześnie współpracować z księgowymi Neofin w jednym, spójnym systemie.

Jak usprawnić proces fakturowania w firmie

Jeśli Twoja firma wystawia wiele faktur miesięcznie, rozważ automatyzację i integrację danych.
Zalecamy:

• wdrożenie zintegrowanego systemu ERP,
• tworzenie szablonów faktur cyklicznych,
• integrację z bankowością online i płatnościami,
• przekazanie obsługi fakturowania do biura rachunkowego.

👉 W biurze rachunkowym Neofin zapewniamy kompleksową obsługę faktur – od wystawiania po raportowanie w enova365.

Zobacz także: KSeF 2.0 i enova365: Kompleksowe przygotowanie przedsiębiorców na zmiany

Jak długo należy przechowywać faktury?

Zgodnie z przepisami, faktury należy przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
W enova365 archiwizacja odbywa się automatycznie – faktury są bezpiecznie przechowywane w chmurze lub na serwerze lokalnym, z pełnym dostępem dla księgowych Neofin.

Jak uniknąć błędów przy fakturowaniu i oszczędzić czas?

Poprawne wystawianie faktur to nie tylko formalność – to fundament płynności finansowej.
Dzięki automatyzacji w enova365 i współpracy z biurem rachunkowym Neofin Twoje faktury będą zawsze zgodne z przepisami, a dane automatycznie trafią do księgowości.

Współpracując z Neofin, zyskujesz:

• dostęp do Pulpitu Klienta w enova365,
• integrację z KSeF i bankowością,
• pełną kontrolę nad rozliczeniami,
• wsparcie księgowe i podatkowe w jednym miejscu.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Czy mogę wystawić fakturę bez NIP nabywcy?
Nie, jeśli nabywca jest podatnikiem VAT. W przypadku osoby prywatnej faktura może być wystawiona bez NIP.

2. Czy fakturę można anulować?
Nie. Zamiast anulowania należy wystawić fakturę korygującą lub dokument wewnętrzny.

3. Czy faktury z enova365 są zgodne z KSeF?
Tak – system enova365 jest w pełni przygotowany do integracji z KSeF i obsługuje zarówno wysyłkę, jak i odbiór e-faktur.

4. Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury w imieniu mojej firmy?
Tak – w Neofin oferujemy usługę outsourcingu fakturowania, dzięki której nie musisz zajmować się obsługą sprzedaży samodzielnie.

Skorzystaj z nowoczesnego fakturowania

Chcesz, by Twoje faktury były wystawiane szybko, poprawnie i zgodnie z przepisami?
Biuro rachunkowe Neofin umożliwi Ci korzystanie z nowoczesnego procesu fakturowania oparty na enova365, przygotowany na wymogi KSeF 2026.

👉 Porozmawiaj z nami o automatyzacji faktur i zobacz, jak możesz oszczędzić czas oraz uniknąć błędów.