W program Pracownicze Plany Kapitałowe zaangażowane jest państwo, pracodawcy i pracownicy. Czy uczestnicy procesu wdrożenia nowych obowiązków dla firm odpowiednio poskładali poszczególne elementy układanki, by plan dodatkowych składek emerytalnych nie zakłócał działalności firm ani jej pracowników?

Przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 250 osób już weszły do systemu Pracowniczych Planów Kapitałowych. Z ich doświadczeń wywnioskować można, że pierwszy etap – podpisywanie umów o zarządzanie PPK oraz umów o prowadzenie PPK – przebiegł w zasadzie bez zakłóceń.

Jeśli chcesz poznać opinie ekspertów lub wciąż potrzebujesz przygotować się do tej nowości, zachęcamy do obejrzenia webinaru, w którym eksperci z Polskiego Funduszu Rozwoju (PFK) oraz Soneta (producent oprogramowania enova365) rozpatrują poszczególne wątki wdrażania PPK.

ALE

samo się nie zrobiło

Na sukces i spokój pracodawców zapracowało kilka elementów. Wyróżnić tu należy – wiedzę, dopasowanie systemów informatycznych, doinformowanie pracowników, wybór instytucji finansującej, zebranie od pracowników rezygnacji, przekazanie dokumentacji, pierwsze rozliczenia.  Czy Twoje przedsiębiorstwo i pracownicy są już spokojni? Kadrowa lub dział kadr mają odpowiednie narzędzia do sprawnego zarządzania dokumentacją kadrowo-płacową?

Jeśli w Twojej firmie jest zatrudnionych od 50 do 249 pracowników, to Twój zespół pracowników już powinien być świadomy tego, jakie mają opcje wyboru i pokój kadr nie jest oblegany przez osoby domagające się informacji o PPK. Dla pewności, przeczytaj poniższy tekst, może będziesz spać spokojniej.

Jakie obawy masz przed wdrożeniem PPK u siebie w firmie?

Co potrzebujesz wiedzieć, by bezstresowo wejść do systemu PPK?

W skrócie:

– terminy dla przedsiębiorstw zatrudniających 50-249 pracowników (obowiązkowo!)

  • od 1 stycznia 2020 r. zostają objęci ustawą o PPK
  • do 24 kwietnia 2020 r. zobowiązane są podpisać umowy z instytucjami finansowymi (wybór instytucji finansowych odbywa się w porozumieniu z pracownikami)
  • do 11 maja 2020 r. – podpisanie umów o prowadzenie PPK z pracownikami firmy
  • do 15. dnia miesiąca – przekazywanie wpłat do Instytucji Finansowych, tj. do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty te zostały obliczone i pobrane.

 Ważne! Jak nie zagubić się w dokumentacji pracowniczej? System informatyczny enova365 ma odpowiednio dopasowaną funkcjonalność, dzięki której umowy (przekazywane w postaci elektronicznej) są automatycznie porządkowane, generowane, a informacje w dalszym trybie rozporządzane w celu szybkiego dostępu do e-kartotek pracowników, rozliczeń składek, wprowadzania aktualizacji, zmian danych, raportowania, itp. 

– jakim kosztem?

  • Uczestnik (pracownik): 2-4 % wynagrodzenia (jest też opcja mniejszej składki dla zarabiających mniej niż 120% minimalnego wynagrodzenia)
  • Pracodawca: 1,5 – 4 % wynagrodzenia

Ww. składki trafiają na konto Uczestnika. Dodatkowo otrzymuje on jednorazową wpłatę powitalną (250 zł) oraz coroczną dopłatę z Państwowego Funduszu Pracy (240 zł).

– pracownicy zawsze mają prawo rezygnacji

Zgodnie z ustawą, pracodawca jest odpowiedzialny za utworzenie w swojej firmie PPK zarówno dla zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawnej, które z tytułu zatrudnienia u danego pracodawcy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. To pracodawca weryfikuje wiek pracownika, w celu ustalenia, którzy pracownicy mają zostać objęci PPK obowiązkowo. Podział wg wieku jest następujący:

  • pracownicy w wieku 18-54 – obowiązkowo
  • pracownicy w wieku 55-70 – na zgłoszenie pracownika
  • pracownicy w wieku powyżej 70 – nie mają możliwości przystąpienia do programu

Ważne! Czy wiesz, że odpowiedni ERP ułatwia zarządzanie danymi pracowników? System enova365 przyśpiesza weryfikację pracowników, przypomni też np. o pracownikach, którzy zrezygnowali z programu, ale – zgodnie z ustawą – po 4 latach zostaną ponownie automatycznie przyjęci i jeśli chcą podtrzymać swoją decyzję o rezygnacji, muszą ponownie złożyć wniosek (i tak co 4 lata…)

– zwolnienie od prowadzenia PPK

PPK nie będą musiały tworzyć firmy, które prowadzą u siebie Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) i odprowadzają składki, w wysokości co najmniej 3,5 % dla minimum 25 % osób zatrudnionych.

A po co w tym wszystkim systemy informatyczne?

Odpowiednio przygotowane systemy informatyczne są kluczowe w zapewnieniu bezpiecznego i sprawnego funkcjonowania obiegu danych pracowniczych między kilkoma instytucjami. Dzięki ERP przedsiębiorca korzysta z seryjnej obsługi wielu procesów.

– system informatyczny wspiera proces zawarcia umowy między pracodawcą a instytucją finansową oraz umowy zgłoszenia pracownika do PPK (lub rezygnacji),

– system informatyczny wspiera proces sporządzania dokumentów rozliczeniowych – w tym w ramach nowych procesów związanych z PPK, które realizowane są przez działy kadr (moduł kadrowo-płacowy, w enova365 jest to obszar zwany Kadry Płace i HR), w tym: bieżące naliczanie i odprowadzanie wpłat, przyjmowanie i ewidencjonowanie oświadczeń pracowników o wstąpieniu / rezygnacji i zmianach wpłat na PPK, aktualizowanie i archiwizowanie dokumentacji, 

– system informatyczny wspiera komunikację, wymianę informacji – w tym dotyczącą PPK – z pracownikami oraz instytucjami finansowymi, 

– system informatyczny umożliwi zdalny dostęp do konta pracownika na portalu PPK, gdzie będą zebrane informacje o składkach od wszystkich pracodawców.

 Czy masz pewność, że Twój dział kadr jest odpowiednio przygotowany, ma odpowiednie narzędzia do tego, by nie zapanował chaos?

 Jeśli czujesz, że nie każde wyżej przedstawione zagadnienie jest dla Ciebie jasne – 

– zadzwoń lub napisz i sprawdź, jak Biuro Rachunkowe NEOFIN (księgowość i kadry informatycznie) może Ci pomóc. Sprawdź ofertę w zakresie obsługi kadrowej.

 – zapraszamy do skorzystania z darmowych materiałów informacyjnych oraz szkoleń i webinarów dotyczących PPK – udostępnianych przez producenta enova365

Zatrudniasz do 50 pracowników i jeszcze nie zgłębiłeś wiedzy na temat PPK? Na co czekasz? Przypominamy, że Ciebie obowiązek będzie dotyczył od 1 lipca 2020 r.