Czy utrzymywanie działu kadr i płac jest opłacalne? Korzyści outsourcingu kadr i płac.

Prowadzenie rozliczeń i akt pracowniczych wymaga dużego zaangażowania zespołu ds. kadr, szczególnie jeśli w przedsiębiorstwie pracuje liczny zespół, a do tego funkcjonują różne formy zatrudnienia, premie, dodatki, składniki zmienne, wynagrodzenia wieloskładnikowe. Zarządzanie kwestiami pracowniczymi jest jeszcze bardziej zawiłe, gdy firma ma rozproszone filie / oddziały, oddalone od działu kadr.

Zatrudnienie profesjonalnego działu kadr wiąże się z dużym kosztem związanym z rekrutacją, onboardingiem, pensjami, szkoleniami, a dodatkowo dochodzi ryzyko utraty pracownika i ponowne zaangażowanie w proces rekrutacji nowej osoby.

Outsourcing – rozwiązanie dla prowadzenia kadr i płac w Twojej firmie

Outsourcing kadrowo-płacowy polega na przekazaniu firmie zewnętrznej całości lub części funkcji związanych z administracją kadr i naliczaniem płac. Zakres obsługi kadrowo-płacowej może się różnić w zależności od firmy outsourcingowej i od potrzeb firmy zlecającej outsourcing. Zewnętrzna firma outsourcingowa może zapewnić obsługę spraw związanych z wynagrodzeniem pracowników począwszy od sporządzania listy płac i prowadzenia kartotek pracowników, po przelewanie wynagrodzeń na konto i prowadzenie rozliczeń z właściwymi urzędami.

Zalety outsourcingu:

• obniżenie kosztów administracyjnych – obsługi kadrowo płacowej w firmie
• rzeczywista niejawność wynagrodzeń – powierzasz dane firmie zewnętrznej z zapewnieniem bezpieczeństwa tych danych, bez ryzyka rozpowszechniania danych wewnątrz firmy (w tym związanych z wysokością wynagrodzeń)
• odciążenie od zapewnienia znajomości przepisów (opłacania i organizacji szkoleń dla działu kadr) w szybko i często zmieniającym się prawie – to firma outsourcingowa na bieżąco śledzi zmiany i dostosowuje rozliczenia i dokumenty do aktualnych przepisów
• przekazanie części obowiązków prowadzenia działalności gospodarczej zewnętrznemu podmiotowi, co pozwala na oszczędność czasu i możliwość skupienia się na Twoich celach biznesowych 

Jak wygląda współpraca z firmą zewnętrzną?

W Neofinie mamy ustalony system współpracy, który pozwala na prowadzenie usług dla naszych Klientów zgodnie z oczekiwaniami:

1. Analiza potrzeb – ankieta wypełniana przez Klienta ze wsparciem ze strony naszego konsultanta
2. Ustalenie preferencji wymiany informacji i danych – możliwość skorzystania z obiegu dokumentów w systemie enova365, jak również w innych programach
3. Przedstawienie oferty współpracy
4. Podpisanie umowy – rozpoczęcie współpracy z zespołem kadrowo-płacowym Neofin
5. Opcjonalna migracja danych do systemu enova365 (w tym z oprogramowania Sage, Symfonia i Comarch Optima)
6. Przeprowadzenie przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej Klienta i analiza dotychczasowej dokumentacji pod względem poprawności danych i rozliczeń
7. Bieżąca obsługa kadrowa i płacowa w zakresie zgodnym z umową.

Klienci mogą skorzystać z kompleksowej obsługi lub wybranych elementów z oferty.

Outsourcing kadrowo – płacowy w ofercie NEOFIN 

Zewnętrzna administracja kadr – zakres usług w ramach outsourcingu kadrowego:

• zakładanie i kompleksowe prowadzenie akt osobowych pracowników w systemie informatycznym zapewniając stały dostęp do danych, migracje danych
• stworzenie i bieżąca aktualizacja bazy danych kadrowych pracowników i osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych
• prowadzenie e-teczek pracowniczych
• obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych, w tym przygotowanie informacji o PPK dla pracowników, nadzór nad aktualizacją zgłoszeń i rezygnacji z PPK
• przechowywanie oraz archiwizacja dokumentacji i danych kadrowych w formach bezpiecznych, zapewniających pełną poufność oraz zgodność z wymogami prawa
• wprowadzanie bieżących zmian w rejestracji ZUS dotyczących danych pracowników i pracodawców
• sporządzanie i ewidencja dokumentów pracowniczych związanych z nawiązaniem, przebiegiem i zakończeniem stosunku pracy: umów o pracę, świadectw pracy, wypowiedzeń umów, warunków pracy i płacy, informacji o warunkach zatrudnienia i wynagrodzenia
• prowadzenie ewidencji czasu pracy; rozliczanie nadgodzin i godzin nocnych
• ewidencjonowanie i rozliczanie wykorzystanych urlopów wypoczynkowych i innych nieobecności (urlopy okolicznościowe, bezpłatne, wychowawcze, macierzyńskie, zwolnienia lekarskie)
• typowanie do skierowania pracowników na wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie zgodnie z indywidualnymi wymaganiami i terminami
• nadzór nad terminami ważności i planowanie szkoleń z zakresu BHP i ochrony przeciwpożarowej; współpraca z firmą szkolącą w BHP i Ppoż
• dostarczanie odpowiednich danych i udzielanie wyjaśnień stosownym organom i instytucjom – stały kontakt z instytucjami
• informowanie przedsiębiorcy o zmianach przepisów prawa pracy
• doradztwo z zakresu prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeń
• uczestniczenie w obsłudze firmy podczas inspekcji i kontroli urzędów, organów i instytucji państwowych
• sporządzanie i przesyłanie sprawozdań i raportów statystycznych, ewidencyjnych
• sporządzanie i przekazywanie deklaracji / informacji miesięcznych, rocznych PFRON;
• sporządzanie raportów i zestawień kadrowych.

Zewnętrzna administracja płac – zakres outsourcingu płacowego:

• wsparcie w opracowywaniu regulaminów pracy, wynagradzania, ZFŚS, korzystania z telefonów, samochodów służbowych i innych narzędzi pracy
• naliczanie wynagrodzeń zgodnie z przepisami prawa, regulaminami pracy i wynagradzania
• rozliczanie umów o pracę, dzieło, zlecenie, wynagrodzeń dla członków zarządu i rad nadzorczych
• naliczanie wynagrodzeń za chorobę oraz zasiłków
• prowadzenie kart wynagrodzeń i zasiłkowych
• sporządzanie list płac oraz raportów wynagrodzeń i kosztów wedle wymaganych kryteriów dla każdego rodzaju wynagrodzeń
• prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych – wyliczenie składek PPK, składanie deklaracji do wybranej instytucji
• sporządzanie i przesyłanie danych finansowych, poleceń księgowania wynagrodzeń i raportów dla księgowości (sprawdź też ofertę Neofin w obszarze księgowości)
• dokonywanie przelewów wynagrodzeń na wskazane konta
• wystawianie zaświadczeń o zarobkach i zatrudnieniu oraz osiągniętych dochodach
• przechowywanie i archiwizacja dokumentacji i danych płacowych w sposób bezpieczny, zapewniający pełną poufność i zgodność z wymogami prawa
• dokonywanie przelewów zobowiązań do US, ZUS i PFRON
• przygotowywanie sprawozdań GUS
• sporządzanie i przesyłanie dokumentów rozliczeniowych, wyjaśnień, deklaracji do ZUS, US, PFRON
• reprezentacja przed urzędami, organami i instytucjami, w tym podczas kontroli
• sporządzanie miesięcznych i rocznych deklaracji oraz informacji podatkowych PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1R, PIT-11 oraz przesyłanie do urzędów i podatników.

Obrazek wyróżniający artykułu: Photo by Israel Andrade on Unsplash