Prowadzenie rozliczeń i akt pracowniczych wymaga dużego zaangażowania zespołu ds. kadr, szczególnie jeśli w przedsiębiorstwie pracuje liczny zespół, a do tego funkcjonują różne formy zatrudnienia, premie, dodatki, składniki zmienne, wynagrodzenia wieloskładnikowe. Zarządzanie kwestiami pracowniczymi jest jeszcze bardziej zawiłe, gdy firma ma rozproszone filie / oddziały, oddalone od działu kadr.
Zatrudnienie profesjonalnego działu kadr wiąże się z dużym kosztem związanym z rekrutacją, onboardingiem, pensjami, szkoleniami, a dodatkowo dochodzi ryzyko utraty pracownika i ponowne zaangażowanie w proces rekrutacji nowej osoby.
Outsourcing – rozwiązanie dla prowadzenia kadr i płac w Twojej firmie
Outsourcing kadrowo-płacowy polega na przekazaniu firmie zewnętrznej całości lub części funkcji związanych z administracją kadr i naliczaniem płac. Zakres obsługi kadrowo-płacowej może się różnić w zależności od firmy outsourcingowej i od potrzeb firmy zlecającej outsourcing. Zewnętrzna firma outsourcingowa może zapewnić obsługę spraw związanych z wynagrodzeniem pracowników począwszy od sporządzania listy płac i prowadzenia kartotek pracowników, po przelewanie wynagrodzeń na konto i prowadzenie rozliczeń z właściwymi urzędami.
Zalety outsourcingu:
- obniżenie kosztów administracyjnych – obsługi kadrowo płacowej w firmie
- rzeczywista niejawność wynagrodzeń – powierzasz dane firmie zewnętrznej z zapewnieniem bezpieczeństwa tych danych, bez ryzyka rozpowszechniania danych wewnątrz firmy (w tym związanych z wysokością wynagrodzeń)
- odciążenie od zapewnienia znajomości przepisów (opłacania i organizacji szkoleń dla działu kadr) w szybko i często zmieniającym się prawie – to firma outsourcingowa na bieżąco śledzi zmiany i dostosowuje rozliczenia i dokumenty do aktualnych przepisów
- przekazanie części obowiązków prowadzenia działalności gospodarczej zewnętrznemu podmiotowi, co pozwala na oszczędność czasu i możliwość skupienia się na Twoich celach biznesowych
Jak wygląda współpraca z firmą zewnętrzną?
W Neofinie mamy ustalony system współpracy, który pozwala na prowadzenie usług dla naszych Klientów zgodnie z oczekiwaniami:
- Analiza potrzeb – ankieta wypełniana przez Klienta ze wsparciem ze strony naszego konsultanta
- Ustalenie preferencji wymiany informacji i danych – możliwość skorzystania z obiegu dokumentów w systemie enova365, jak również w innych programach
- Przedstawienie oferty współpracy
- Podpisanie umowy – rozpoczęcie współpracy z zespołem kadrowo-płacowym Neofin
- Opcjonalna migracja danych do systemu enova365 (w tym z oprogramowania Sage, Symfonia i Comarch Optima)
- Przeprowadzenie przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej Klienta i analiza dotychczasowej dokumentacji pod względem poprawności danych i rozliczeń
- Bieżąca obsługa kadrowa i płacowa w zakresie zgodnym z umową.
Klienci mogą skorzystać z kompleksowej obsługi lub wybranych elementów z oferty.
Outsourcing kadrowo – płacowy w ofercie NEOFIN
Zewnętrzna administracja kadr – zakres usług w ramach outsourcingu kadrowego:
- zakładanie i kompleksowe prowadzenie akt osobowych pracowników w systemie informatycznym zapewniając stały dostęp do danych, migracje danych
- stworzenie i bieżąca aktualizacja bazy danych kadrowych pracowników i osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych
- prowadzenie e-teczek pracowniczych
- obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych, w tym przygotowanie informacji o PPK dla pracowników, nadzór nad aktualizacją zgłoszeń i rezygnacji z PPK
- przechowywanie oraz archiwizacja dokumentacji i danych kadrowych w formach bezpiecznych, zapewniających pełną poufność oraz zgodność z wymogami prawa
- wprowadzanie bieżących zmian w rejestracji ZUS dotyczących danych pracowników i pracodawców
- sporządzanie i ewidencja dokumentów pracowniczych związanych z nawiązaniem, przebiegiem i zakończeniem stosunku pracy: umów o pracę, świadectw pracy, wypowiedzeń umów, warunków pracy i płacy, informacji o warunkach zatrudnienia i wynagrodzenia
- prowadzenie ewidencji czasu pracy; rozliczanie nadgodzin i godzin nocnych
- ewidencjonowanie i rozliczanie wykorzystanych urlopów wypoczynkowych i innych nieobecności (urlopy okolicznościowe, bezpłatne, wychowawcze, macierzyńskie, zwolnienia lekarskie)
- typowanie do skierowania pracowników na wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie zgodnie z indywidualnymi wymaganiami i terminami
- nadzór nad terminami ważności i planowanie szkoleń z zakresu BHP i ochrony przeciwpożarowej; współpraca z firmą szkolącą w BHP i Ppoż
- dostarczanie odpowiednich danych i udzielanie wyjaśnień stosownym organom i instytucjom – stały kontakt z instytucjami
- informowanie przedsiębiorcy o zmianach przepisów prawa pracy
- doradztwo z zakresu prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeń
- uczestniczenie w obsłudze firmy podczas inspekcji i kontroli urzędów, organów i instytucji państwowych
- sporządzanie i przesyłanie sprawozdań i raportów statystycznych, ewidencyjnych
- sporządzanie i przekazywanie deklaracji / informacji miesięcznych, rocznych PFRON;
- sporządzanie raportów i zestawień kadrowych.
Zewnętrzna administracja płac – zakres outsourcingu płacowego:
- wsparcie w opracowywaniu regulaminów pracy, wynagradzania, ZFŚS, korzystania z telefonów, samochodów służbowych i innych narzędzi pracy
- naliczanie wynagrodzeń zgodnie z przepisami prawa, regulaminami pracy i wynagradzania
- rozliczanie umów o pracę, dzieło, zlecenie, wynagrodzeń dla członków zarządu i rad nadzorczych
- naliczanie wynagrodzeń za chorobę oraz zasiłków
- prowadzenie kart wynagrodzeń i zasiłkowych
- sporządzanie list płac oraz raportów wynagrodzeń i kosztów wedle wymaganych kryteriów dla każdego rodzaju wynagrodzeń
- prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych – wyliczenie składek PPK, składanie deklaracji do wybranej instytucji
- sporządzanie i przesyłanie danych finansowych, poleceń księgowania wynagrodzeń i raportów dla księgowości (sprawdź też ofertę Neofin w obszarze księgowości)
- dokonywanie przelewów wynagrodzeń na wskazane konta
- wystawianie zaświadczeń o zarobkach i zatrudnieniu oraz osiągniętych dochodach
- przechowywanie i archiwizacja dokumentacji i danych płacowych w sposób bezpieczny, zapewniający pełną poufność i zgodność z wymogami prawa
- dokonywanie przelewów zobowiązań do US, ZUS i PFRON
- przygotowywanie sprawozdań GUS
- sporządzanie i przesyłanie dokumentów rozliczeniowych, wyjaśnień, deklaracji do ZUS, US, PFRON
- reprezentacja przed urzędami, organami i instytucjami, w tym podczas kontroli
- sporządzanie miesięcznych i rocznych deklaracji oraz informacji podatkowych PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1R, PIT-11 oraz przesyłanie do urzędów i podatników.
Chcesz zyskać efektywną obsługę kadrowo-płacową?
Napisz lub zadzwoń:
