Do czego służy Biała Lista – wykaz podatników VAT

To już ponad rok od wprowadzenia zmian w podatku od towarów i usług związane z tzw. “Białą listą podatników VAT”. 01 września 2019 Szef Krajowej Administracji Skarbowej udostępnił jeden kompletny wykaz podatników VAT zwany Białą Listą (w miejsce wcześniejszych trzech wykazów).

Wykaz ten zawiera m.in. całą historię podmiotu związaną z rejestracją, wykreśleniem oraz przywróceniem statusu podatnika VAT. Istotną zmianą jest to, że dodatkowo w rejestrze znalazła się lista rachunków bankowych podatnika, które zgłosił do urzędu skarbowego, na które nabywca zobowiązany jest dokonywać wszelkich płatności na rzecz takiego podmiotu.

Wykaz umożliwia aktualnie weryfikację wiarygodności kontrahentów, sprawdzenie ich statusów na potrzeby VAT w dniu dokonania transakcji do 5 lat wstecz.

Biała Lista

to jedna darmowa, ogólnodostępna baza danych podmiotów, które:

– zostały przez naczelnika urzędu skarbowego zarejestrowane jako podatnicy VAT

– zostały przez naczelnika US wykreśleni z rejestru VAT

– zostały przez naczelnika US przywróceni do rejestru VAT.

Jakie dane można sprawdzić w wykazie podatników VAT? Co znajduje się na Białej Liście? 

  • nazwa (firma lub imię i nazwisko)
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP)
  • status podmiotu: wykreślony / podatnik VAT czynny / podatnik VAT zwolniony
  • numer REGON
  • numer w Krajowym Rejestrze Sądowym
  • adres siedziby – dla podmiotu niebędącego osobą fizyczną
  • adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres zamieszkania, w przypadku braku stałego miejsca prowadzenia działalności – dla osoby fizycznej
  • imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich NIP
  • imiona i nazwiska prokurentów oraz ich NIP
  • imię i nazwisko lub nazwę firmy wspólnika oraz jego NIP
  • daty: rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT
  • podstawę prawną odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT
  • numery rachunków rozliczeniowych (rachunków firmowych) lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego izby rozliczeniowej (STIR).

Gdzie znaleźć Białą Listę?

Wykaz prowadzony jest w formie elektronicznej na stronach:

Wykaz jest aktualizowany raz na dobę – w dni robocze, a zmiany wprowadzane na wnioski podatników o sprostowanie danych zawartych w wykazie. Aktualizacja danych dotyczy również numeru rachunku bankowego. Oznacza to, że jeśli dokonasz przelewu w tym samym dniu, w którym sprawdziłeś kontrahenta na wykazie, to masz pewność, iż pieniądze trafiły na właściwy rachunek. W przypadku gdy dane zawarte w wykazie nie zostały zaktualizowane przez Szefa KAS, jako podatnik dokonujący przelewu na nieaktualny rachunek nie poniesiesz negatywnych konsekwencji podatkowych.

Za co grożą sankcje podatkowe?

Zgodnie z treścią art. 14 ustawy z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, od 1 stycznia 2020 r. obowiązują przepisy dotyczące sankcji w postaci braku prawa zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w podatku PIT i CIT, wydatków zapłaconych na inne rachunki niż wskazane w białej liście podatników.

Jeżeli dokonamy płatności na kwotę większą niż 15 000 zł na rachunek, który nie został zgłoszony do urzędu skarbowego, nie będziemy mogli takiego wydatku uwzględnić jako podatkowe koszty uzyskania przychodu. 

Konieczna jest weryfikacja zgłoszonych przez danego podatnika (dostawcy) rachunków bankowych do Urzędu Skarbowego przed dokonaniem płatności. Jeśli kontrahent podaje na fakturze numer rachunku bankowego inny niż ten, który jest zawarty na Białej Liście i na ten nr spoza Białej Listy dokonałeś zapłaty, wówczas by uniknąć sankcji, powinieneś złożyć zawiadomienie do US wraz z podaniem nr rachunku bankowego, który nie znajduje się na Białej Liście.

Wytyczne dotyczące składania zawiadomień
zgodnie z ustawą z dnia 5 czerwca 2020 r.:

  • termin na składanie zawiadomień dotyczących zapłaty kwoty zobowiązania na rachunek spoza białej listy do 7 dni
  • zawiadamianie własnego urzędu skarbowego (a nie US kontrahenta) o zapłacie kwoty zobowiązania na rachunek spoza białej listy
  • składanie zawiadomień do US jednorazowo, tylko przy pierwszym przelewie na dany rachunek spoza wykazu podatników VAT

W przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca jednorazowej wartości transakcji przekraczającej 15 000 zł brutto została dokonana z naruszeniem ww. warunków, podatnicy:

  • zmniejszają koszty uzyskania przychodów

lub w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów:

  • zwiększają przychody w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego albo został zlecony przelew.

W sytuacji, gdy taki wydatek podatnik zaliczy do kosztów uzyskania przychodów, będzie musiał dokonać korekty.

Wyłączenie odpowiedzialności solidarnej

Od 1 stycznia 2020 roku przelew należności powyżej 15 000 zł na inny rachunek bankowy niż wynikający z białej listy powoduje powstanie solidarnej odpowiedzialności w zakresie podatku VAT oraz brak możliwości ujęcia wydatku jako koszt uzyskania przychodu.

W sytuacji, gdy kontrahent umieszcza na fakturze inny numer rachunku bankowego niż podany w białej liście podatników VAT może okazać się, że nie dochowa należytej staranności, a tym samym będzie odpowiadał solidarnie wraz ze sprzedawcą za niezapłacony VAT z tej transakcji.

Odpowiedzialność solidarna nie będzie jednak miała zastosowania do transakcji nabycia towarów, udokumentowanych fakturą, w której kwota należności ogółem stanowi kwotę równowartości lub przekraczającą 15000 zł brutto lub w przypadku, gdy podatnik za nabyte towary, dokonał zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Przeczytaj artykuł o Split Payment / Mechanizm Podwójnej Płatności

Zapłaty dokonane na rachunek cesyjny,
wykorzystywany w działalności faktoringowej lub dla celów gospodarki własnej

W przypadku gdy bank, SKOK lub wystawca faktury przekaże podatnikowi dane rachunku, na który należy dokonać zapłaty (wraz z informacją, że dany rachunek jest rachunkiem cesyjnym, wykorzystywanym w działalności faktoringowej lub dla celów gospodarki własnej), wyłącza się stosowanie sankcji w podatkach dochodowych oraz solidarnej odpowiedzialności w VAT.

Brak negatywnych konsekwencji w podatkach dochodowych oraz w zakresie solidarnej odpowiedzialności VAT dotyczyć będzie także zapłaty dokonanej z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (tzw. split payment). Dotyczy to również sytuacji, gdy płatność została dokonana na rachunek spoza białej listy. Oznacza to zatem, że stosowanie MPP zwalnia z obowiązku weryfikowania zleceń płatności z białą listą rachunków bankowych.

Tego typu weryfikacja nie jest również obowiązkowa przy zapłacie za fakturę dokumentującą czynności z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów, importu usług lub dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę.

Jeżeli przelew zostanie zrealizowany na rachunek bankowy inny niż ujęty w Białej Liście, podatnik uniknie konsekwencji, jeśli:

  • zawiadomi o powyższych fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w ciągu 7 dni od dnia dokonania przelewu;
  • dokonuje płatności poprzez mechanizm podzielonej płatności (split payment),
  • dokonuje płatności na rachunek banku lub rachunek SKOK – jeżeli odpowiednio bank, spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z informacją o nr rachunku do zapłaty, przekazuje podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest rachunkiem:
    1. służącym do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez ten bank lub tę kasę wierzytelności pieniężnych lub
    2. wykorzystywanym przez ten bank lub tę kasę do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, lub
    3. prowadzonym przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym.

Automatyczne weryfikowanie podatników z enova365

Wykorzystanie oprogramowania enova365 w naszej pracy dla Klientów biura rachunkowego Neofin, czyli w obsłudze kadr i płac oraz obsłudze księgowości dla spółek zatrudniających nawet kilkaset osób, sprawia, że prowadzimy wszystkie procesy bezpiecznie, sprawnie i ku zadowoleniu Klientów – bez względu na to, czy sytuacja zmusza nas do pracy zdalnej, czy nasi Klienci mają siedzibę i oddziały w różnych częściach Polski.

Gwarancja neofin enova 

Zautomatyzowane sprawdzenie wiarygodności kontrahenta z wykorzystaniem systemu enova 365 ułatwia i przyśpiesza dokonywanie przez podatników płatności za towary i usługi. Program zawiera funkcjonalności umożliwiające:

  • sprawdzania statusu i rachunku dostępne na liście kontrahentów oraz na formularzu kontrahenta
  • weryfikację poprawności rachunków bankowych podczas przygotowania i eksportu przelewów
  • sprawdzenie rachunku w bazie VAT MF dla wskazanych (zaznaczonych) przelewów -na liście przelewów w systemie oraz dla wskazanych (zaznaczonych) operacji bankowych – na liście operacji bankowych w systemie
  • weryfikację transakcji wg. wartości transakcji.

 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o nowoczesnym oprogramowaniu ERP, z którego korzystamy świadcząc usługi dla naszych Klientów – zdalnie, stacjonarnie i hybrydowo – polecamy zestaw informacji od Autoryzowanego Partnera enova365, który zajmuje się wdrażaniem systemu enova365 oraz wspiera nas w codziennej pracy dla biznesu, czyli w:

usługach outsourcingu księgowości

oraz

usługach outsourcingu kadrowo-płacowego

Skorzystaj z fachowej wiedzy oraz skutecznej i zawsze terminowej obsługi biura rachunkowego Neofin – gwarancja zgodności z przepisami, współpraca z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów. 

Kontakt do naszego Konsultanta:

Tomasz Benich
Opiekun Klienta Kluczowego

+48 884 884 808
tomasz.benich@grupaxle.pl

 

Kontakt do naszego Biura Obsługi Klienta:

biuro@neofin.pl